La oficina sin papel es, por
definición, un utopía. No por ello deja de ser una meta que toda
nueva empresa debería marcarse, pero siempre consciente de que es
un objetivo inalcanzable. La oficina sin papel fue la primera
promesa que, afectados por el excesivo optimismo que acompañó a la
revolución de las TI, realizaron los expertos en el terreno de la
Intranet.
Fue la primera promesa y
también la primera en no cumplirse: hoy, muchos empresarios se
preguntan por qué no funcionó. Posteriormente, por supuesto,
descubrieron que la Intranet presentaba un sinfín más de ventajas.
En estas líneas no caeremos en la necedad de cuestionar los
sistemas internos por no haber supuesto el fin del consumo de
papel, pero sí reflejaremos los motivos por los que no lo ha
conseguido.
En efecto, los últimos
estudios confirman que un 95% de los documentos empleados en las
oficinas actualmente están fijados en papel. Paradójicamente,
mientras el empleo de los sistemas de gestión de datos y de las
redes locales se dispara, el consumo de papel – al menos en EE.UU –
crece un 20% cada año.
¿Cuáles son los motivos?
El primero y principal, el crecimiento de los flujos informativos.
Gracias a las Intranet, la comunicación interna ha alcanzado unos
ratios inimaginables hace tan sólo unos años. Bien mirado, el dato
referido al crecimiento del uso del papel puede ser insignificante:
si la consulta de documentos ha aumentado, por ejemplo, en un 150%,
ese 20% antes mencionado resulta ridículo. Los bits fomentan la
comunicación, evidentemente, pero también es cierto que facilitan
la multiplicación del uso de papel.
La diferencia respecto al
modelo tradicional, el del documento físico, estriba en que del
documento digital se pueden hacer tantas copias como se desee
simultáneamente (varios usuarios pueden disponer del documento a la
vez, sorteando la limitación física del documento en papel. Por el
contrario, cada usuario del documento posee la capacidad de
reprografiarlo o imprimirlo, con lo que se multiplican – como
veníamos diciendo – las posibilidades de aumentar la tasa de
consumo de papel.
¿Qué motivos impulsan al
usuario de una Intranet a imprimir en papel? El primero de ellos,
sin duda, es el hábito. Quizás las generaciones venideras se
acostumbren a trabajar en bits, pero lo cierto es que las presentes
no estamos preparadas para ello. El papel ofrece muchas ventajas
frente al plástico y silíceo de los ordenadores: es flexible,
transportable, no necesita periféricos como enchufes, hubs,
teclados... tan sólo luz. Y lo más importante, es editable. Es
decir, permite realizar anotaciones en los márgenes, tachar los
datos poco importantes y subrayar los de mayor
interés.
En este sentido, la
validez del papel es inalcanzable por los bits. Sin embargo, sí que
es cierto que los usuarios estamos malacostumbrados. Para empezar,
pocas impresoras – por no decir casi ninguna – permiten imprimir a
doble cara, con lo que el consumo de la celulosa ya se duplica.
Además, tenemos por costumbre desechar la hoja impresa una vez que
leemos el contenido. Si es así, ¿por qué no leemos directamente en
el ordenador? La razón, seguramente, se halla en que la lectura en
la propia pantalla es desagradable. El monitor es un emisor de luz
parpadeante que, para colmo, se sitúa a escasos centímetros de
nuestra cara, con lo que resulta aún más molesto.
Otro motivo, sin duda, es
la proliferación del software. Con el afán de hacer la información
accesible para todos, además de estandarizar los sistemas
operativos en su seno, las empresas estandarizaron los formatos.
Por ejemplo, de hace unos años para acá muchas empresas han hecho
uso de Acrobat para realizar sus PDF's, de Excel para sus hojas de
cálculo, de Flash para las animaciones... y a la larga, lo que se
planteó como un recurso para simplificar los procesos ha
incrementado la complejidad. Ante el dilema de no saber manejar las
aplicaciones, los usuarios imprimen los documentos en papel, el
único formato que todos dominan a la perfección.
A raíz de este último
podemos deducir la primera de las soluciones al problema del uso
del papel: la imagimática. Ésta consiste en invertir el proceso y
pasar de formato físico (papel) al digital, bien mediante el
escaneado, bien mediante la emulación con programas de diseño
gráfico. Se trata, en definitiva, de presentar la información
digital tal cual la física, pero en el ordenador y siempre en
formatos universales como html o jpeg. Ello le otorga un componente
de familiaridad al tiempo que lo hace extremamente accesible. De
momento la digitalización no permite que se tomen notas en los
márgenes del documento, pero tan sólo de momento: empresas como
Paperless (www.paperless.com), como Oficina Sin Papel S.L, o como
Cabinet están desarrollando aplicaciones que faciliten ese
proceso.
Precisamente, la
herramienta desarrollada por la última, Cabinet New Generation,
permite realizar aportaciones en los documentos puesto que guarda
automáticamente esas modificaciones, las indexa, y conserva datos
de ubicación del documento, momento y usuario por el que ha sido
empleado, además de dar la opción a rectificar las modificaciones
introducidas recuperando el formato anterior.
Otra solución, mucho más
simple, es la de guardar un documento maestro en su versión física
y ubicarla allá donde todos puedan acceder (si es preciso, una
copia por delegación de la empresa, por ejemplo). Así, se elude la
posibilidad de que cada usuario imprima su copia para tirarla a la
papelera poco después. Del mismo modo, si lo que se pretende es
crear un hábito de lectura on-line e imprimir lo mínimo posible
habrá que introducir un cambio en los documentos para hacerlos
dinámicos e interactivos.
Continuamente nos
refregamos los ojos mientras leemos un artículo interminable en un
ordenador (espero que no se los esté frotando usted ahora), pero
nunca lo hacemos cuando jugamos a un videojuego a pesar de que el
tiempo de exposición es el mismo. La exposición es la misma, pero
no la predisposición. Si logramos predisponer a los usuarios para
que interactúen al máximo con los documentos y se empapen así de
sus contenidos, mataremos dos pájaros de un tiro: conseguiremos
reducir el gasto de papel y obtendremos unos empleados satisfechos
y competentes.
En cualquier caso, el
medio más eficaz para frenar el uso de papel en un oficina es la
Intranet, acompañada de la implementación de una política
empresarial de uso de papel. En contra de lo que se estimaba, la
aplicación de esta política por parte de la mismísima Microsoft
redujo el consumo de papel casi un 90% en la empresa.
Fuente: http://winred.com/autores/carlos-climente/
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